Онлайн кассы под 54 ФЗ от 12 456 руб.

В Закон 54-ФЗ внесли изменения, и теперь онлайн-касса нужна почти всем бизнесменам, которые получают от людей деньги за товары, работы и услуги. Она должна не только фиксировать информацию о покупке, но и отправлять её в налоговую.

Раньше	Теперь
Информация о каждой покупке фиксировалась на электронной ленте (ЭКЛЗ) и хранилась у предпринимателя. Раз в год приходилось вынимать ее из кассы и везти в налоговую на проверку.	Информацию о каждой покупке фиксирует фискальный накопитель (ФН) и сразу отправляет по интернету посреднику — оператору фискальных данных (ОФД). А тот обрабатывает информацию и передает в налоговую.
Нужно было заполнять журнал кассира-операциониста и другие бумажные отчеты по кассе.Так кассир фиксировал выручку и контролировал кассу.	Как только кассир пробивает чек, информация из него уходит в ФНС по интернету. Первичные документы по кассе (формы КМ-1 — КМ-9) вести не нужно.

В чем отличие онлайн-кассы от автономной?

	Онлайн-касса	Старый кассовый аппарат
Регистрация	Можно зарегистрировать через интернет на официальном сайте налоговой, или лично приехать в ФНС.	Нужно лично приехать в налоговую и написать заявление на бумаге.
Договор с ЦТО	Не обязателен.	Обязательно. Без него не поставят кассу на учет.
Голограмма	Не нужна.	Если отсутствует — штраф 10 000 ₽
Интернет	Обязателен. Чеки сразу передаются ОФД в онлайн-режиме.	Не нужен.
Оператор фискальных данных	Обязательно заключать договор, так как ОФД передает чеки в налоговую.	Не нужен.
Чеки и БСО	24 обязательных реквизита. Обязательно выдавать покупателю бумажный или электронный чек. БСО и чек — одно и то же, и печатаются только на онлайн-кассе.	7 обязательных реквизитов. Обязательно выдавать покупателю только бумажный чек. БСО можно печатать в типографии.
Проверка выручки	Информация о платежах записывается в фискальный накопитель и отправляется в налоговую через интернет. Покупатель может проверить подлинность чека через телефон и сообщить в ФНС о нарушении.	Информация о платежах записывается в ЭКЛЗ. Налоговая видит выручку только на проверках. Недобросовестные предприниматели выдают покупателю фиктивные чеки, которые печатают на перепрошитой ККТ, и недоплачивают часть налогов.

Чтобы не переплатить за лишние функции или наоборот, не остаться без нужных параметров, предпринимателю нужно учесть особенности своего бизнеса. На конец февраля 2018 года в реестре контрольно-кассовой техники 117 моделей, и список продолжает пополняться. Чтобы выбрать подходящую онлайн-кассу, обратите внимание на характеристики, размер, внешний вид и цену.

Пропускная способность

Узнайте, как быстро касса печатает чеки. Для киоска, аптеки или парикмахерской не нужна мощная касса. А в крупном магазине с постоянным потоком покупателей чеки нужно печатать быстро, иначе соберется очередь. Из-за снижения уровня обслуживания можно растерять покупателей. Если у вас много покупателей, выбирайте мощный аппарат, если нет, достаточно кассы с невысокой пропускной способностью.

Мобильность и автономность

Узнайте, как долго касса работает автономно. Для стационарной торговой точки подойдет аппарат, который питается от сети. Аккумулятор пригодится, только если отключат электричество. Для выездной торговли или если чеки выбивает курьер, нужна мобильная касса на аккумуляторах или батарейках.

Подключение к интернету

Узнайте, как касса подключается к интернету: через кабель, Wi-Fi, модем или сим-карту. Если касса будет работать в одном месте, подойдет кабель или Wi-Fi. Если в магазине плохой Wi-Fi или его нет совсем, выбирайте кассу с модемом или сим-картой. То же самое касается курьеров и выездной торговли.

База товаров

Узнайте, как касса загружает список товаров и сколько позиций вмещает. У парикмахерской, кофейни или магазинчика у дома товаров немного. Номенклатуру можно внести вручную и не бояться, что памяти устройства не хватит. Но для супермаркета с сотнями товаров важно, чтобы касса вместила всю номенклатуру, загружала товары из 1С или Excel.

Кнопочная или сенсорная

Кассирам привычнее жать на кнопки, но сенсорная касса компактнее. Это экономит место на прилавке. А в эпоху смартфонов и айфонов кассиры быстро привыкают к сенсору.

Торговля алкоголем

Узнайте, дружит ли касса с УТМ-модулем и сканером. Если продаете алкоголь, выбирайте модели со встроенным модулем или те, которые умеют к нему подключаться. А чтобы считывать штрих-коды с этикеток, понадобится 2D сканер.

Дополнительное оборудование

Узнайте, можно ли подключить к кассе оборудование, которое облегчает и ускоряет работу кассира: весы, сканер штрих-кодов, принтер этикеток, экран покупателя или терминал для оплаты картой. Если планируете подключать дополнительное оборудование, убедитесь, что касса его поддерживает. Прежде чем покупать, изучите спецпредложения: часто касса с дополнительным оборудованием в комплекте обходится дешевле, чем все по отдельности.

Аналитика

Узнайте, формирует ли касса аналитическую информацию: выручку, объем продаж, средний чек и возвраты за любой период времени. Можно ли посмотреть эту информацию удаленно — с компьютера или телефона, следить за состоянием терминалов и контролировать кассиров. Например, сидя дома за компьютером увидеть, кто из кассиров торгует, а кто бегает в курилку. Ходить на встречи, ездить в командировки и на отдых станет проще — бизнес всегда будет под контролем.

Чтобы работать с ОФД, нужно заключить договор, подключить онлайн-кассу и оплатить счет, который выставит ОФД.

1. Зарегистрируйтесь на сайте ОФД, с которым решили сотрудничать.
2. После регистрации зайдите в личный кабинет, укажите свои данные и отправьте заявку на подключение.
3. Оформите договор. Если есть квалифицированная электронная подпись, это можно сделать онлайн. Если нет, получите ее. Иначе придется оформлять документы в бумажном виде и отправлять их ОФД. Форма договора у каждого оператора своя.
4. Зарегистрируйте кассу в налоговой. С квалифицированной электронной подписью это можно сделать в онлайне за 15 минут. Без нее придется оформлять документы в бумажном виде и нести их в налоговую.
5. В личном кабинете на сайте ОФД внесите регистрационный номер, который получили в налоговой.


После регистрации касса готова к работе.

Фискальный накопитель — это устройство, которое фиксирует информацию о покупке и передает ее оператору фискальных данных по интернету. Информация остается в памяти устройства 30 дней. Если пропала связь, и онлайн-касса не смогла передать данные ОФД, они уйдут, как только появится интернет. ФН находится в корпусе онлайн-кассы.

Виды ФН

ФН бывает трех видов: на 13, 13/15 и 36 месяцев. Какой Ф Н выбрать, зависит от налогового режима и вида бизнеса. Когда срок действия ФН закончится, его нужно будет вынуть и заменить на новый.
ФН может прослужить меньше, чем заявлено на коробке. Например, вы купили ФН на 36 месяцев, но пробили так много чеков, что его память заполнилась за 20. Уточняйте детали у производителя.

Модели ФН

Модель — это цифры в названии фискального накопителя: ФН-1 или ФН-1.1. Они отличаются тем, что могут передавать данные в разных форматах.
Есть три формата данных: 1.0, 1.05 и 1.1.
Модель ФН-1 передает данные в формате 1.0 и 1.05, модель ФН-1.1 — в трех форматах.
Разные модели ФН отличаются тем, что принимают разные форматы данных
Налоговая принимает информацию во всех трех форматах, но с 2019 года откажется от формата 1.0. Формат 1.05 налоговая еще какое-то время будет принимать. Сколько — неизвестно. Потом останется только формат 1.1, поэтому лучше сразу покупать модель ФН-1.1.

Ежеквартально онлайн-кассу обслуживать не нужно, поэтому не обязательно подписывать договор с Центром технического обслуживания (ЦТО). Бизнесмен может самостоятельно зарегистрировать онлайн-кассу, а потом закупать чековые ленты, этикетки и другие расходные материалы. Своими силами можно поменять даже фискальный накопитель. Но прежде чем отказаться от услуг ЦТО, оцените риски.
Если касса сломается, и у вас есть договор с ЦТО, специалисты тут же приедут. Если неполадка незначительная, они все исправят на месте. Вам даже не придется останавливать торговлю. Если поломка серьезная, кассу заберут в сервисный центр и срочно отремонтируют. Если у вас есть договор с ЦТО, вы гарантированно получите оперативную помощь.
Если касса начнет барахлить, а договора с ЦТО нет, придется спешно искать сервисный центр, где вам смогут помочь. В каждом есть постоянные клиенты, поэтому вряд ли вашу кассу срочно починят. Если у вас нет договора с ЦТО, оперативную помощь получить не удастся.